Mặc dù có rất nhiều Phần mềm quản lý tác vụ, nhưng vẫn có những chuyên gia chưa tìm ra những công cụ này thực sự mang lại lợi ích gì hoặc họ chưa tìm ra giải pháp phù hợp cho mình. Tất nhiên cũng có những người từ chối sử dụng chúng. Ví dụ: “Tôi quá bận”: “Tôi không thể dành thời gian để viết ra các nhiệm vụ của mình, tôi thích làm chúng hơn.” Hoặc “Tôi quá lười thay đổi”: “Để làm gì? Để ghi lại các nhiệm vụ chưa hoàn thành…?!”.
Những
lý do chính khiến mọi người cảm thấy không cần sử dụng Phần mềm theo dõi tác vụ
là:
1. Sự thiếu hiểu biết
Sự
thiếu hiểu biết về sự đa dạng, giá cả, tính năng và chức năng của Phần mềm theo
dõi nhiệm vụ có thể được coi là lý do chính khiến mọi người không sử dụng loại ứng
dụng này.
Nếu
mọi người biết rằng có những công cụ giá rẻ, thân thiện với người dùng,
không có tính năng không liên quan, không yêu cầu cài đặt, đào tạo hoặc hỗ trợ
CNTT để duy trì, thì họ sẽ có nhiều khả năng sử dụng tác vụ hơn là phần mềm
theo dõi.
Bằng cách sử dụng phần mềm theo dõi quy trình công việc, các chuyên gia có thể lập kế hoạch và theo dõi các bước hành động một cách liền mạch, so sánh và đối chiếu mọi thứ họ cần làm từ nhiều nguồn: email, thư thoại, giấy tờ, tệp, ghi chú cuộc họp, cuộc hội thoại, v.v., sắp xếp thứ tự ưu tiên một cách chính xác và hiệu quả, đồng thời biết nên dành thời gian vào đâu mà không bỏ lỡ phần còn lại.”
Câu
hỏi đặt ra là: “mọi người có biết rằng tất cả những điều này có thể được thực
hiện dễ dàng và nhanh chóng” không? Có thể có, tuy nhiên sau đó vấn đề giá cả
có thể là một trở ngại. Hầu hết các doanh nghiệp cho rằng phần mềm theo dõi
công việc quá đắt và không phù hợp với ngân sách của họ (tất nhiên cách điền
này là sai sự thật). Sự thật là hầu hết các công cụ theo dõi tác vụ cơ bản đều
tương đối rẻ và một số thậm chí còn hoàn toàn miễn phí. Ngay cả khi bạn phải trả
500.000 VND/tháng để giúp hợp lý hóa việc liên lạc và tăng năng suất trong
doanh nghiệp của mình thì cũng rất đáng để đầu tư.”
2. Thiếu Chiến lược và
Phương pháp luận
Nếu
không liên kết các nhiệm vụ với mục tiêu kinh doanh hoặc không có phương pháp
quản lý nhiệm vụ để tăng cường cộng tác và cải thiện năng suất, thì không có lý
do gì để sử dụng Phần mềm theo dõi nhiệm vụ.
Hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay quá bận rộn. Họ không muốn tạm dừng một chút để xem xét phương pháp cho công nghệ của họ, các hệ thống và quy trình cần tuân theo, dẫn đến thất bại trong việc áp dụng công nghệ.
Quản lý công việc bằng
công nghệ còn quá mới
Thật
tẻ nhạt khi cấu hình phần mềm quản lý tác vụ đúng cách. Màn hình mặc định trên
danh sách nhiệm vụ thường hiển thị Chủ đề và Ngày đến hạn, điều này lôi kéo mọi
người thêm dự án và ngày đến hạn (ngay cả khi không có thời hạn chính thức) và
nó khiến các chuyên gia mắc kẹt trong tư duy quản lý dự án thay vì tư duy quản
lý nhiệm vụ. Và điều này hoàn toàn không có ý nghĩa gì trong việc quản lý lịch
trình.
Khi
họ lần đầu tiên tiếp xúc với phần mềm, quá nhiều tính năng sẽ khiến người dùng
mới mất tập trung vào mục tiêu thiết lập tính năng theo cách phù hợp nhất với họ
và quy trình làm việc của họ. Tệ hơn nữa, họ sẽ cấu hình mọi thứ một cách tùy
tiện và hy vọng nó hoạt động. Có một phương pháp cụ thể để theo dõi tác vụ, bạn
biết những gì bạn cần cấu hình và cách tùy chỉnh nó. Kết quả là bạn có thể tiết
kiệm thời gian trong quá trình chuyển đổi và đạt được sự cộng tác nâng cao cũng
như tăng năng suất bằng cách sử dụng các công cụ cụ thể.
3. Sợ phải chịu trách
nhiệm
Một
số người có thể không làm việc hiệu quả như mong muốn vì một số lý do như quản
lý thời gian không hiệu quả, trì hoãn, sắp xếp thứ tự ưu tiên sai, thiếu động lực,
thiếu kỷ luật, vấn đề mất tập trung, v.v. Đây là điều mà họ sẽ không thể che giấu
khi sử dụng các ứng dụng theo dõi tác vụ.
Hơn
nữa, ngay cả những nhân viên làm việc hiệu quả cũng có thể cảm thấy bị xúc phạm
khi sử dụng chúng. Phần mềm theo dõi công việc có thể cho biết ai đang thực sự
làm gì, năng suất của họ ra sao, họ đang sử dụng hoặc lãng phí bao nhiêu thời
gian, v.v. Mức độ minh bạch đó thật đáng sợ.
4. Thiếu cam kết với
thói quen
Khi
mọi người nhận ra lợi ích của việc sử dụng phần mềm theo dõi công việc, họ quyết
định sử dụng nó một cách có ý thức. Thật không may, điều này là không đủ. Các
doanh nghiệp nên làm điều đó hàng ngày và điều này đòi hỏi rất nhiều kỷ luật.
Để phần mềm quản lý tác vụ mang lại giá trị mà nó hứa hẹn, người dùng phải biến việc sử dụng nó thành thói quen hàng ngày mà không được nao núng.
Phần mềm sẽ thay đổi
thói quen tương tác công việc
Mặc
dù nhiều người có thể thấy giá trị trong chương trình theo dõi nhiệm vụ, nhưng
họ lại thiếu kỷ luật để sử dụng nó một cách hoàn hảo mỗi ngày. Kết quả là họ sử
dụng nó rời rạc và mọi thứ trở nên hỗn loạn.”
5. Thiếu cam kết với một
hệ thống nộp hồ sơ chính thức
Ok,
chúng ta phải thừa nhận điều đó; Thay đổi thói quen là điều vô cùng khó khăn.
Ngay cả khi ai đó có thể thiết lập một hệ thống theo dõi nhiệm vụ và sử dụng nó
hàng ngày, thì cũng nên thận trọng khi đưa bất kỳ và tất cả các nhiệm vụ mới
vào hệ thống đó ngay khi chúng được xác định.
Mọi
người cần điều chỉnh quá trình suy nghĩ của mình và loại bỏ những thói quen cũ.
Họ thích mọi thứ như hiện tại và không muốn thay đổi sang một hệ thống mới lạ mắt.
Mọi người không thích thay đổi. Các công cụ quản lý tác vụ tồn tại để hợp nhất
thông tin/tệp và cải thiện giao tiếp giữa các phòng/ban. Do đó, để quản lý hiệu
quả bằng phần mềm, thường đòi hỏi nhân viên phải từ bỏ các hình thức giao tiếp
kinh doanh khác, chẳng hạn như ghi chú dán, trò chuyện, gọi điện thoại và email.
